Over voor -en nadelen van emailverkeer bestaan verschillende opvattingen. Eén ding is echter zeker, email valt niet meer weg te denken bij ons dagelijkse werk.
Het missen van een belangrijk bericht kan ernstige gevolgen hebben dus het is uitermate belangrijk dat een emailbericht altijd terug te vinden is in een zaakdossier.
Medewerkers vinden het echter vaak omslachtig om een emailbericht met bijlagen te koppelen aan een lopende zaak. Met andere woorden, de meeste zaaksystemen hebben geen goede functionaliteit om emails aan zaken te koppelen.
De Digital Services Studio biedt hier echter een oplossing voor. Dankzij de Outlook 365 AddIn kan een medewerker direct vanuit Outlook alle noodzakelijke handelingen verrichten om een emailbericht met bijlagen uiterst eenvoudig aan een zaak te koppelen.
Welke functionaliteiten zijn er beschikbaar?
- automatische herkenning van een zaaknummer in het onderwerp of zelfs de emailbody
- tonen van alle relevante bijlagen waarbij niet-relevante bijlagen zoals logo's worden verborgen
- opvragen van de lopende zaak uit het zaaksysteem zodat de medewerker er ook zeker van is dat de email aan de juiste zaak zal worden gekoppeld (vermindert risico op datalekken)
- opvragen van reeds gekoppelde documenten om dubbele koppeling te vermijden
- opslaan emailbericht bij de lopende zaak
- eventueel opslaan van een nieuwe versie bij een reeds opgenomen document
- conversie van emailberichten naar een ander formaat zoals bijvoorbeeld PDF
- converteren van een PDF bericht naar Word, Excel, XML (optie) zonder gebruik van Adobe
Voordelen van deze werkwijze
- medewerker werkt vanuit Outlook met het zaaksysteem op de achtergrond
- geen technische aanpassingen nodig aan het applicatielandschap
- visuele controle op voortgang dus minder kans op fouten
- completere zaakdossiers
Hoe complex is deze oplossing?
Totaal niet. Digital Services Studio is een SaaS oplossing en draait dus volledig in de cloud. De Outlook AddIn vraagt om de (lokale) installatie van een klein installatiepakket naast de Outlook 365 client welke in vrijwel alle gevallen reeds is geinstalleerd. Gebruikers met een licentie voor de module Automatische emailregistratie kunnen de AddIn bovendien zonder extra kosten installeren en eventueel zelfs gebruik maken van beide opties naast elkaar.
Hoe kan ik de add-in testen?
Wij stellen de add-in als demo gratis ter beschikking. U kunt het installatiepakket hier downloaden.